Archivo Institucional Con base en el artículo 28 en sus fracciones II, IV, V, VI, VII, y IX, de la Ley General de Archivos, así como en seguimiento a lo establecido en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico del año 2022 de la Comisión Nacional de Derechos Humanos, la Dirección de Archivos ha enfocado sus esfuerzos en áreas de oportunidad detectadas, en las cuales se mejoraron los procedimientos, se actualizó y alineó a la normativa, así como se enfocaron los esfuerzos para abatir rezagos que se generaron en los procesos de años anteriores. Estas cinco áreas de oportunidad son: préstamo de expedientes, capacitación en materia archivística, digitalización de aportaciones, integración de aportaciones a expedientes concluidos y digitalización de Expedientes. Préstamo de Expedientes Con base en el artículo 31 fracción I de la Ley General de Archivos, parte fundamental del quehacer y existir del Archivo de la institución, es su uso como fuente de información y como base para la toma de decisiones en materia de la protección, observancia, promoción, estudio y divulgación de los Derechos Humanos, es por eso que la Dirección de Archivos a través de capacitaciones, reuniones de trabajo y algunos otros escenarios el uso de fuentes primarias, por lo que se ha incrementado el número de préstamos de expedientes para su consulta por parte de las Visitadurías y Unidades Administrativas. Préstamos Fila: EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunioJulioAgostoSeptiembreOctubreNoviembreDiciembre Capacitación en materia archivística En relación con la capacitación en materia de archivo, la Dirección de Archivos en todo momento ha elaborado y brindado asesorías presenciales a todos los Archivos de Trámite que componen la Comisión, sin embargo, en el presente año se actualizaron los contenidos y su forma de impartición. Al momento se han impartido cursos presenciales a las Personas Responsables de Archivo de Trámite (PRAT´s), al personal de las Unidades Responsables y un curso a distancia dirigido a los enlaces archivísticos en las Oficinas Regionales de la CNDH con una participación de 193 personas. Como muestra de los resultados alcanzados en materia de capacitación, es necesario mencionar que todos los participantes en este ejercicio realizaron una evaluación inicial de tipo diagnóstico y una evaluación al finalizar la capacitación, obteniendo los siguientes resultados en promedio: Capacitación Columna: EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunioJulioAgostoSeptiembreOctubreNoviembreDiciembre Por lo anterior y atendiendo al artículo 28 fracciones IV, VI y VII se planea elaborar un nuevo programa de capacitación para el año 2023, que tenga un alcance mayor en cuanto a las necesidades propias de la CNDH en materia de archivos y gestión documental. Digitalización de aportaciones Parte fundamental de las atribuciones y servicios que otorga esta Dirección de Archivos es la digitalización de expedientes, como parte de la preservación documental, así como facilitar su consulta ante cualquier requerimiento. En ese mismo sentido, la digitalización de los documentos conocidos como aportación o aportaciones, representa un desafío importante en las labores día a día de esta Dirección de Archivos, pues derivado de situaciones tales como la emergencia sanitaria en nuestro país, la acumulación de esta tipología documental, se acumuló llegando a niveles muy altos de atraso para su digitalización, aproximadamente más de cuatro millones de documentos. Por lo que, durante el presente año, se solicitó y consolidó la compra de dos equipos de reproducción digital (scanner), con la finalidad de incrementar la productividad en cuanto a digitalización, situación que ha impactado de manera positiva principalmente en la integración digital de las aportaciones a su expediente correspondiente. Como parte de estos avances a continuación, se muestra una tabla en la cual presentan los números alcanzados en la digitalización de las llamadas aportaciones. Digitalización de Aportaciones Fila: EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunioJulioAgostoSeptiembreOctubreNoviembreDiciembre Integración de aportaciones a expedientes concluidos Un proceso en materia de archivo que únicamente se realiza en la Comisión Nacional de los Derechos Humanos es la integración física de aportaciones a los expedientes concluidos, esta tipología documental está integrada por oficios, acuses de recibo, vales de seguimiento de envío, notificaciones entre otros. Este proceso se realiza de manera inmediata a la digitalización tal y como se menciona en el punto anterior, por ende, se presentó un atraso en el proceso de integración, situación ante la cual, la Dirección de Archivos con base en el artículo 28 fracciones II, V y VI de la Ley General de Archivos, realizó un análisis de procedimiento de integración física de aportaciones, dando como resultado una reingeniería del mismo, lo cual ha dado como resultado el incremento en el número de aportaciones integradas por el personal adscrito a la misma Dirección. Integración de Aportaciones Fila: EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunioJulioAgostoSeptiembreOctubreNoviembreDiciembre De manera adicional, se realizó un proyecto especial relacionado con la integración de aportaciones, mismo que se realizó en el periodo vacacional del mes de junio del 2022, el cual contó con la participación y apoyo del personal de las Unidades Responsables de la Comisión, dando como resultado un importante avance en la disminución del mencionado atraso. Digitalización de expedientes Parte fundamental de las atribuciones y servicios que otorga esta Dirección de Archivos es la digitalización de expedientes, como parte de la preservación documental, así como facilitar su consulta ante cualquier requerimiento, lo anterior de conformidad con el artículo 28 fracciones II, VII y VIII de la Ley General de Archivos. De igual manera, durante este año se realizó la adquisición del equipo de digitalización, el cual contribuyó a mejorar, facilitar y elevar el número de expedientes digitalizados mayores servicios de consulta y préstamo de expedientes completos en formato digital. Digitalización de expedientes Fila: EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunioJulioAgostoSeptiembreOctubreNoviembreDiciembre Asimismo, se realizaron los procedimientos administrativos necesarios para la regularización del sistema docuware, lo cual otorga certeza del correcto resguardo y seguridad en la información digitalizada por parte del Departamento de Digitalización.
